Hãy Tổ Chức Một Buổi Hội Thảo “Nghẹt Khách”!

1, Nhận thức các yêu cầu đặt ra

Trước hết đội ngũ phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của buổi hội thảo. Mọi người cần phải xác định rõ các vấn đề sau:

- Mục tiêu khi tổ chức hội thảo là gì
- Sản phẩm chính được giới thiệu trong hội thảo lần này có điểm đặc biệt gì?
- Khách tham dự là những ai và khoảng bao nhiêu người sẽ có mặt?
- Khi nào và ở đâu hội thảo sẽ diễn ra?
- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

2, Phác họa ý tưởng

Khi đã nắm rõ các yêu cầu, đội ngũ phải tập hợp một nhóm người để tiến hành phác họa các ý tưởng cho buổi hội thảo. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sẽ trình bày lại và ước lượng chi phí, xem xét các khả năng thực hiện.

Nội dung của ý tưởng gồm:
-Chủ đề (theme/concept) của hội thảo.
-Thiết kế hình ảnh cho chương trình: video và các hình ảnh trên thư mời/ băng rôn/ bảng/ slogan/…..
-Chương trình gồm những hoạt động gì: những hoạt động truyền thống và những hoạt động khác biệt, mới lạ.

Thông thường, đối với một hội thảo, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự ấn tượng và khác biệt giữa các công ty kinh doanh MLM với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của hội thảo bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3, Thiết kế chương trình và lên kế hoạch thực hiện

Đây là giai đoạn cụ thể hóa các ý tưởng, bảng kế hoạch cần xác định rõ các nội dung sau:

-Địa điểm tổ chức: các khách sạn/ sân vận động/ sân khấu…..khảo sát giá cả và lợi thế từng nơi.
-Thời gian tổ chức hội thảo: khung thời gian từ lúc khai mạc cho đến các hoạt động phụ và kết thúc.
-Các hoạt động chi tiết trong chương trình hội thảo sẽ được tiến hành như thế nào: người diễn thuyết chính là ai – họ cần chuẩn bị những gì cho phù hợp với chủ đề đã nêu ra, băng rôn/ thư mời/ bảng biểu/ video ….được dàn dựng như thế nào – ai phụ trách, in ấn, phát hành ra sao, các khâu hậu cần cho các hoạt động trò chơi nhỏ,….

Trong quá trình lên kế hoạch như vậy cần quan tâm đến các vấn đề về: Ngân sách, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp dụng cụ thiết bị, vận chuyển như thế nào. Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

4, Thực hiện kế hoạch

Sau khi có bảng kế hoạch, đội ngũ cùng phối hợp thực hiện các nội dung đã bàn bạc. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan như bên cho thuê địa điểm, nhà in, các nhà cung cấp khác. Cố gắng thương lượng để đạt được mức giá tốt và chất lượng phục vụ bảo đảm.

Lưu ý luôn kiểm soát chặt chẽ các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra. Đối với 1 số hoạt động, đội ngũ tổ chức có thể thuê ngoài và cử 1 thành viên trong mạng lưới làm giám sát.

Một điều không thể quên được là đốc thúc quá trình mời khách tham dự của các thành viên. Việc mời khách này nên được thực hiện thường xuyên liên tục từ trước cả khi hội thảo bắt đầu được lên ý tưởng, nhằm đảm bảo 1 độ trễ thời gian để các khách mời sẵn sàng với việc tiếp xúc với 1 cơ hội mới và cũng giúp các thành viên giảm bớt áp lực tìm kiếm khách mời trong khoảng thời gian gấp rút. 

5, Dàn dựng và chuẩn bị

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức hội thảo. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày hội thảo diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào.

Có thể coi đây là 1 quá trình diễn tập để chắc chắn mọi thứ vận hành suôn sẻ, những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. Đối với các hội thảo được tổ chức lặp lại cùng 1 địa điểm, cùng các nhà cung cấp, không có gì khác biệt mấy thì có thể bỏ qua bước này.

6, Tiến hành hội thảo và kết thúc

Luôn theo dõi chặt chẽ khi chương trình diễn ra, điều chỉnh khi phát sinh vấn đề. Mỗi thành viên làm tốt nhiệm vụ của mình bao gồm nhiệm vụ tổ chức như trong kế hoạch đã đề ra và nhiệm vụ riêng của từng người trong việc chăm sóc khách mời của mình.

Kết thúc chương trình: chuyển đồ đạc về kho (removal), dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

Họp rút kinh nghiệm: Sau khi kết thúc, ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc chương trình để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những lần sau.