Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả- Chìa khóa để thành công

Bạn đã từng thắc mắc tại sao mọi người cùng có số lượng thời gian như nhau nhưng có người thành công có người thất bại? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là câu trả lời cho câu hỏi trên. Con đường đi thành công nhanh hay chậm, đến đích hay không phụ thuộc phần lớn vào cách sử dụng thời gian.

Sử dụng thời gian tốt là kỹ năng thiết yếu mà mọi người cần có. Hãy đọc bài viết sau đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu về chiếc “chìa khóa” quản lý thời gian của bản thân.

Định nghĩa quản lý thời gian

+ Quản lý thời gian là:

• Quá trình sắp xếp, lên kế hoạch các công việc cần làm và thời gian hoành thành.
• Các kế hoạch có thể được thiết kế theo buổi (sáng, trưa, chiều, tối), theo ngày ( kế hoạch cả một ngày, kế hoạch 3 ngày,…), theo tuần (các ngày trong tuần), theo tháng hoặc theo năm,… tùy vào mục đích, mục tiêu của người thiết kế.

Kỹ năng quản lý thời gian cần thiết

Chạy nhanh đến thành công

Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ trình rõ ràng là không thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch. Không có kế hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn.

Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước.

Giảm áp lực công việc

Quá tải công việc, các dealine “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống.

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải. Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ không phải chịu các gánh nặng tâm lý.

Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng công việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt. Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, “nước tới chân mới nhảy” luôn trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại không thực sự chất lượng.

Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình. Bạn sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn. Quản lý thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người. Khác biệt để thành công.

Tạo sự cân bằng trong cuộc sống

Thời gian dành cho công việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian chỉ dành riêng cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng.

Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian yêu thương gia đình, thời gian cho bản thân,… Tập trung cho bản thân quên mất công việc,… Đây là biểu hiện của mất cân bằng cuộc sống.

Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con người. Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực.

Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể bỏ bản thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,…

Hạn chế thói quen xấu

Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói “không” với những công việc không cần thiết. Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực cho bạn làm những công việc lớn hơn.

Cách sử dụng thời gian hiệu quả

Những yếu tố gây lãng phí thời gian

Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:

• Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
• Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng tâm lý trì hoãn.
• Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
• Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.
• Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…

Mẹo lập kế hoạch, quản lý thời gian

SMART

• S (Specific): cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn làm.
• M (Measurable): đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân. Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.
• A (Achivable): khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, công việc phù hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.
• R (Relevant): phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có cần thiết, có khả thi không.
• T (Timed): thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế hoạch bé hơn để thực hiện.

Sắp xếp công việc theo mức độ

• Cần thiết và khẩn cấp: công việc cần hoàn thành có hạn gần tới.
• Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,…
• Không cần thiết nhưng khẩn cấp: những công việc có thể ủy quyền, nhờ sự hỗ trợ,…
• Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,….

Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù hợp.

Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả theo kế hoạch

Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút cũng là không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau.

Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang, không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn bị lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các công việc phía sau cũng ảnh hưởng.

Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra.

Điều chỉnh kế hoạch

Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều chỉnh lại kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.

Lời kết

Chúng tôi mong rằng bài viết trên giúp bạn có thêm thông tin và các bí kíp về kỹ năng quản lý thời gian. Hãy rèn luyện, sử dụng nó hiệu quả đó là chìa khóa giúp bạn thành công.

Nguồn: Teky.